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La digitalización en las empresas

febrero 5, 2017

Las empresas generan una gran cantidad de documentación en el desarrollo de su actividad. Esta documentación generalmente se produce en papel aunque en la actualidad y debido a los avances tecnológicos muchas empresas ya trabajan también con documentos producidos digitalmente, pero en lo que atañe a este post me voy a ocupar solamente de la documentación que es digitalizada. La gran cantidad de documentación generada en papel por las empresas unido a la documentación que ya tenían hace que se cree un colapso importante que tiene como consecuencia la falta de espacio para archivar la documentación, el retraso en la recuperación de información si no está bien ordenada y el peligro de que se pierda documentación. Es por estos motivos que llegados a este punto muchas empresas se plantean digitalizar toda la documentación que tienen en papel o al menos parte de la documentación para así liberar espacio.

¿Qué es la digitalización?

La digitalización es el proceso mediante el cuál se convierte un documento en papel a documento electrónico. Hay que indicar que no solamente se pueden digitalizar los documentos en papel sino que documentos creados en diferentes formatos como fotografías, música, mapas, vídeos, etc. también pueden ser digitalizados.

El proceso de digitalización de documentos consta de tres fases:

  • Captura con un dispositivo electrónico del documento. (Escáner)
  • Indexación del documento.
  • Almacenamiento del documento con una información asociada para facilitar su recuperación.

Ventajas de la digitalización

Las ventajas de digitalizar la documentación almacenada por la empresa son muchas y permitirán a la empresa reducir sus costes.

  • Fácil distribución de los documentos generados en el desarrollo de la actividad empresarial.
  • Ahorro de espacio en la oficina.
  • Rápida recuperación de los documentos que se buscan.
  • Ahorro de tiempo en los procesos de trabajo.
  • Evita extravíos de documentación.
  • Acceso a la documentación desde cualquier lugar y dispositivo.
  • Mayor seguridad.
  • Evita deterioro de la documentación.

Pero no todo son ventajas, aunque hay más ventajas que desventajas que hacen de la digitalización un proceso fundamental para conseguir una oficina sin papeles y que los trabajadores tengan más opciones de trabajar desde casa. Las desventajas son:

  • Para acceder a la documentación se deben tener los dispositivos adecuados y preparados.
  • Pueden existir muchas versiones de un mismo documento. (Esta desventaja es más bien de los documentos creados digitalmente pero la incluyo aquí porque también se puede dar el caso).

¿Es suficiente con digitalizar?

Convertir los documentos de la empresa guardados en papel a formato digital no es suficiente. Para llevar a cabo un proceso de digitalización en una empresa se debe trazar un plan. Hay que tener claro que se quiere y como. La digitalización de los documentos por sí sola no te asegura una buena gestión.

En primer lugar y antes de empezar las empresas se deben preguntar que quieren digitalizar y para qué. Una vez resuelta esta pregunta deben valorar si contratan una empresa externa o si se tienen los recursos técnicos y humanos suficientes para llevar a buen término el proceso. Sí deciden contratar una empresa externa han de tener mucho cuidado porque hay empresas que se dedican a la digitalización masiva que no tienen en cuenta la descripción de los documentos y solamente utilizan un campo de descripción. Y esto es muy importante porque además de ahorrar espacio lo que se pretende es agilizar la recuperación de la documentación.

En el proyecto de digitalización de la documentación también se debe definir el calendario de conservación de los documentos. Hay que tener en cuenta que aunque los documentos estén en formato electrónico se debe seguir el mismo proceso de archivo que cuando estaban en formato impreso. En el calendario de conservación se debe definir el tiempo de almacenamiento de cada documento y cuando debe ser eliminado del sistema o conservado por su valor. Eliminando los documentos que ya no tengan valor se conseguirá también optimizar el sistema.

Y para finalizar en el plan también se deben definir los permisos de acceso a la documentación. Definiendo los permisos de acceso se consigue mayor seguridad y que solamente accedan los trabajadores que trabajan con estos documentos. En los permisos también se definirá si pueden crear, modificar o eliminar los documentos a los que tengan acceso.

En el proyecto se incluirán más detalles y aspectos a tener en cuenta, aquí sólo he citado los que yo he creído más importantes, ya que por ejemplo también se debe tener en cuenta que la tecnología avanza muy rápidamente y que en un futuro probablemente aparezcan nuevos formatos y haya que migrar la documentación o convertirla a estos formatos.

En conclusión el proceso de digitalización aporta grandes ventajas a las empresas pero hay que tener mucho cuidado porque si se hace mal el trabajo será un verdadero quebradero de cabeza. Hay que tener claro lo que se quiere y para que se quiere, del mismo modo que hay que tener muy claro que el hecho de que la documentación esté en formato electrónico no quiere decir que no deba seguir los mismos procesos que la documentación en formato impreso dentro del sistema de gestión documental. Porque al final lo que importa en los dos casos es la información contenida en el documento y no el formato.

Bibliografía

http://www.tbs-telecon.es/que-es-digitalizar-un-documento-proceso-digitalizacion-documentos

https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/digitalizacion-de-documentos#

Casas Domínguez, Isabel. Gestión documental para abogados. Editorial Tirant lo Blanch, Valencia, 2014.

http://www.aefp.org.es/NS/Documentos/Guias-Manuales/JCYLRecomendaciones_Digitalizacion_Archivos2011.pdf

Aumenta el número de usuarios en las bibliotecas y bajan los préstamos

enero 11, 2017

Ayer por la mañana se presentó en la Biblioteca Nacional de España el informe “La lectura en España 2017”, un informe elaborado por la Federación de Gremios de Editores de España. Este informe es el tercer informe que se publica sobre la lectura en España tras los publicados en los años 2002 y 2008.

La lectura en España. Informe 2017

         La lectura en España.                 Informe 2017

 

Datos del informe

Del actual informe se desprende que el número de lectores de libros ha bajado hasta unos niveles preocupantes, sin embargo hay que reseñar que más del 90% de la población española es lectora y le gusta leer material no librario como son cómics, periódicos o artículos publicados en webs. Hecho contradictorio pero que también es una muestra de la evolución de la sociedad. Por lo que hace referencia también a los lectores hay que destacar que no todo son datos negativos porque así como ha bajado el número de lectores de libros ha subido el número de personas que leen con frecuencia, entendiendo frecuencia que abren algún libro para leerlo al menos una vez por semana (frecuencia que yo no considero para tirar cohetes).

Otro dato positivo del informe es la gran aceptación que se tiene por los clubes de lectura. Esto indica también un cambio en la forma de leer, ya que los clubes de lectura te permiten compartir la opinión que tienes sobre determinado libro o materia con otra gente. A los lectores cada vez les gusta menos la soledad y más compartir sus lecturas con otra gente.

El informe también se ocupa de las bibliotecas. De las bibliotecas el dato más importante que se puede extraer de los resultados presentados es que disminuye el número de préstamos pero a la vez aumenta el número de usuarios. Pero esto a los profesionales de las bibliotecas no nos debería sorprender porque llevamos tiempo diciendo que las bibliotecas se deben adaptar a los nuevos tiempos y que las bibliotecas deben ser espacios dinámicos dónde se ofrezcan todo tipo de actividades.

Motivos del descenso de lectores

Estos a rasgos generales los datos más importantes que se dieron ayer en la presentación del informe “La lectura en España 2017”. Yo creo que el motivo del descenso de lectores de libros se debe en buena medida a que no se está trabajando como debiera desde las bibliotecas escolares y las bibliotecas escolares deben ser la cuna para crear el hábito lector a los más pequeños. Uno de los motivos que hace que las bibliotecas escolares no funcionen como debieran es que la administración pública y más concretamente los gobiernos tanto centrales como autonómicos no están invirtiendo lo que toca y no están destinando el personal cualificado que se necesita para gestionar una biblioteca escolar.

Otro de los motivos del descenso de lectores de libros en mi opinión es el recorte de presupuesto al que se han visto sometidas las bibliotecas públicas. Este recorte ha hecho que las bibliotecas hayan reducido su número de adquisiciones y por tanto las colecciones de las bibliotecas han envejecido y aunque hay obras muy buenas que durarán toda la historia los lectores también buscan las novedades editoriales.

El último motivo que yo veo es la crisis económica que nos ha azotado a todos y en especial a lo que se denominaba clase media. La falta de recursos económicos de las personas también ha influido seguro en el descenso de ventas de las editoriales y si además a esto le sumamos el recorte de presupuesto sufrido por las bibliotecas nos encontramos con que muchos ciudadanos no han podido acceder a las novedades editoriales para leérselas.

Conclusiones

Las soluciones a tomar creo que son evidentes tras la exposición de los motivos. Más inversión en bibliotecas, más inversión en educación y concretamente en bibliotecas escolares y reducción del IVA del libro electrónico. Además de todo esto se debería elaborar un plan de fomento de la lectura (han dicho que va hacer) que empezara a implantarse  en las bibliotecas escolares y que tuviera continuación en las bibliotecas públicas.

Por lo que hace a las bibliotecas a mí no me parecen en gran medida preocupantes los datos que se han dado pero eso no quiere decir que desde las bibliotecas no se deba fomentar la lectura. Las bibliotecas deben realizar actividades de todo tipo pero siempre con la finalidad de fomentar la lectura entre sus usuarios. Por ejemplo en la actualidad están de moda las carreras populares y cada vez hay más gente que se dedica al running, la biblioteca podría acoger la presentación de la carrera o durante la semana de la carrera realizar alguna conferencia sobre atletismo popular para atraer a la gente a la biblioteca. Durante el acto se podría repartir un folleto con la bibliografía que se tiene de atletismo o deporte en general en la biblioteca y dar a conocer recursos dónde poder encontrar información.

Por último señalar que el informe “La Lectura en España 2017” os lo podéis descargar vía web pero hasta el 23 de abril no estará todo el informe disponible para su descarga.

 

http://www.antena3.com/noticias/cultura/cultura_201701105874f71b0cf211d2aa1e8cfc.html

http://www.lasexta.com/noticias/cultura/alerta-el-40-de-los-espanoles-no-lee-nada_201701105874fbf30cf2187c0d513b54.html

http://www.rtve.es/noticias/20170110/cultura-insta-aumentar-tiempo-lectura-escuela-espana-donde-40-jamas-abre-libro/1471272.shtml

http://cultura.elpais.com/cultura/2017/01/06/actualidad/1483721992_502985.html

http://www.bne.es/es/AreaPrensa/Noticias2017/0110-Presentacion-2017-Informe-La-Lectura-en-Espana.html

http://www.elmundo.es/cultura/2017/01/10/5874d257e2704ee3798b4618.html

http://cadenaser.com/ser/2017/01/10/cultura/1484052367_168903.html

 

 

 

Las Apps un medio de visibilidad para las bibliotecas

enero 2, 2017

“Las bibliotecas se deben adaptar a los nuevos tiempos”, ” Las bibliotecas deben modernizarse para estar a la altura de sus usuarios”. Cuántas veces hemos oído en los últimos años estas frases o frases similares en las que se pide que las bibliotecas se adapten a los nuevos tiempos y a las nuevas necesidades de sus usuarios. Pues bien toda esta adaptación que se les pide a las bibliotecas es por el avance de las nuevas tecnologías y de los medios de comunicación existentes. En este post me voy a referir a un nuevo servicio de la biblioteca que puede ser visto también como un nuevo medio de comunicación con sus usuarios, me estoy refiriendo a las apps.

Hoy en día toda la gente y sino toda un 99% lleva encima un dispositivo móvil con acceso a internet. Es más la mayoría de la gente accede a internet a través del móvil antes que a través del ordenador. Es por este motivo que las bibliotecas han de plantearse estar presentes en los dispositivos móviles de sus usuarios para no quedarse retrasadas. Pero a las bibliotecas no les sirve sólo estar presentes en los dispositivos móviles antes han de plantearse cómo hacerlo y que información o servicios quieren ofrecer.

La forma de estar presentes en los dispositivos móviles es a través de la creación de una app pero para qué una app de biblioteca sea eficiente debe reunir una serie de requisitos, ya que con la creación de una app se pretende llegar a todos los usuarios de la biblioteca y no solamente a unos cuantos.

Por tanto los requisitos que debe cumplir una app de biblioteca deben ser los siguientes:

Aplicaciones móviles en bibliotecas. Julio Alonso Arévalo

Estos son los requisitos mínimos que debe reunir una app. Una vez cumplidos estos requisitos debemos delimitar que es lo que queremos ofrecer con la app. Actualmente ya hay bibliotecas o redes de bibliotecas que han creado apps para mantener informados a sus usuarios. La información que contienen y los servicios que ofrecen de las bibliotecas son los siguientes:

  • Horario de las bibliotecas
  • Calendario de actividades
  • Localización de las bibliotecas
  • Datos de contacto
  • Consulta del catálogo
  • Reserva de libros y ordenadores

En definitiva, aunque no es necesario crear una app para la biblioteca, sí que es muy importante ya que en la actualidad tanto usuarios como no usuarios de las bibliotecas utilizamos el móvil para todo o para casi todo. El hecho de tener una app propia de la biblioteca puede hacer que captemos a gente que antes no era usuaria. Además con la creación de una app propia de la biblioteca estaremos cumpliendo con el objetivo de estar al día en uno de los nuevos medios de difusión.

 

http://www.biblogtecarios.es/saulequihua/aplicaciones-moviles-en-bibliotecas/

https://bibliotecas.usal.es/aplicaciones-moviles-0

http://travesia.mcu.es/portalnb/jspui/bitstream/10421/6722/1/desarrollo_aplicaciones.pdf

http://www.madrid.es/portales/munimadrid/es/Inicio/Cultura-ocio-y-deporte/Bibliotecas/Nueva-app-de-las-Bibliotecas-Municipales?vgnextfmt=default&vgnextoid=f91b6fb0534f2510VgnVCM1000000b205a0aRCRD&vgnextchannel=1c58efff228fe410VgnVCM2000000c205a0aRCRD

http://www.julianmarquina.es/10-aplicaciones-moviles-que-no-te-pueden-faltar-si-eres-bibliotecarioa/

http://www.canal54.es/el-ayuntamiento-de-burgos-pone-en-funcionamiento-una-app-para-las-bibliotecas-municipales/

http://bibliotecavirtual.diba.cat/es/app

http://www.elmundo.es/sociedad/2016/04/04/57026219e2704e90048b465e.html

 

 

FELIZ NAVIDAD Y FELIZ AÑO 2017

diciembre 21, 2016

Felicitación navideña

Visita la biblioteca en Navidad

diciembre 17, 2016

Ya estamos a las puertas de la Navidad. Los comercios ya lucen los adornos navideños y las calles ya están decoradas con luces de colores que instalan todos o casi todos los ayuntamientos por estas fechas. Las bibliotecas como siempre no son menos que el resto, ya que como bien sabemos todos las bibliotecas deben adaptarse a los tiempos que marca la sociedad en general. Por eso muchas bibliotecas ya lucen también sus adornos navideños e incluso algunas se atreven a montar sus árboles de Navidad con libros (una idea genial).

BIBLIOTECAS

Las fiestas navideñas duran aproximadamente entre 15 y 20 días y los niños tienen mucho tiempo libre, al igual que los adultos que tienen más tiempo libre que en otras épocas del año. Simplificando, es una época perfecta para acudir a la biblioteca. Además en estas fechas las bibliotecas suelen programar más actividades tanto para niños como para adultos, e incluso se suelen preparar actividades conjuntas para padres e hijos.

Seguramente después de la visita a la biblioteca y de haber participado en alguna de las actividades organizadas los niños querrán volver otra vez y los padres os llevaréis una grata sorpresa, porque muchos pensáis que a las bibliotecas sólo se va a estudiar o a tomar prestados libros y esto no es así. Las bibliotecas son mucho más que eso, son un espacio para la interacción y la adquisición de nuevos conocimientos.

En conclusión, no olvides visitar tu biblioteca en Navidad. No es preciso ir a tomar prestado un libro, las bibliotecas ofrecen muchos más servicios que tal vez desconozcas. Por ejemplo también se dispone de la prensa diaria. Además de visitar la biblioteca intenta participar en alguna de las actividades que tenga programada y si tienes hijos comparte la actividad con ellos. Porque esto hará que vean que la lectura es importante y a partir de esta visita pueden empezar a desarrollar su hábito lector. Eso sí no visites la biblioteca solamente en Navidad, ve todo el año.

Finalmente para que os animéis estas navidades y paséis un rato divertido en casa os paso los siguientes enlaces. A ver si montáis vuestro propio árbol de Navidad con libros.

http://www.libropatas.com/libros-literatura/como-hacer-un-arbol-de-navidad-con-libros/

http://www.biblogtecarios.es/eliramirez/arbol-con-libros-para-tu-biblioteca/

https://genial.guru/creacion-hogar/15-ideas-para-un-arbol-de-navidad-creativo-86455/

 

¿Ha crecido tanto el libro electrónico cómo para desbancar al libro impreso?

septiembre 21, 2016

Hace 4 años y dos meses escribía en este mismo blog un post dedicado a las ventajas y desventajas de los libros electrónicos o los libros impresos. Por aquel entonces el libro electrónico estaba irrumpiendo con fuerza en la sociedad y según algunos expertos en la materia el libro electrónico iba a desbancar al libro impreso y en las bibliotecas sólo habría libros electrónicos. También es cierto que muchos expertos pensaban que el libro electrónico y el libro impreso convivirían durante tiempo y es lo que está pasando y por los datos que se extraen de diferentes estudios será lo que seguirá pasando.

Ante esta situación ¿el libro electrónico ha crecido tanto cómo para desbancar al libro impreso? La respuesta es no. Aunque en algunos estudios realizados se advierte del fuerte crecimiento de la venta de libros electrónicos también se puede comprobar que este fuerte crecimiento ha sufrido una desaceleración. Además y según datos del estudio realizado por PricewaterhouseCoopers la venta de libros electrónicos superará a la de libros impresos en 2018 pero solamente en EEUU y Reino Unido lo cuál quiere decir que en la mayoría de los países seguirá predominando el libro impreso sobre el libro electrónico.

Libro electrónico VS Libro impreso

            Libro electrónico VS Libro impreso

Por lo que hace a España y según los datos publicado de Ebiblio de 2015 se demuestra que el préstamo de libros electrónicos en las bibliotecas no termina de arrancar. Ya que el préstamo de libros electrónicos sólo supone un 1% del préstamo de libros en papel.

A todos estos datos hay que añadir el fuerte arraigo que sigue habiendo en la sociedad hacia el libro impreso. Mucha gente prefiere el libro impreso por su aroma y por su tacto. Algunos lectores o lectoras los tienen en sus estanterías y forman parte de la decoración de la casa y te dan la oportunidad de mostrar a tus invitados que lees, y explicarles lo mucho que te ha gustado un libro, y de esta manera abrir un debate sobre libros.

En conclusión los datos de los informes y el arraigo de la gente hacia el libro impreso son los argumentos para responder con un no rotundo a la pregunta ¿Ha crecido tanto el libro electrónico cómo para desbancar al libro?.

De todas formas me gustaría terminar con esta frase que he extraído del artículo “El libro impreso frente al libro digital: hacia una convivencia pacífica” publicado en el blog  blog.educalab.es.

“…la lectura no puede limitarse a un único formato. La llegada del libro digital solo ha supuesto una ampliación del abanico de posibilidades a la hora de consumir la cultura ya que, en realidad, los lectores interactúan con ambos tipos de libros”.

 

 

Open Data y transparencia

septiembre 11, 2016

El pasado miércoles 7 de septiembre asistí a unas conferencias sobre open data y transparencia dentro del curso “Transparencia a través de los datos 2016” organizado por la Universitat Politècnica de València . Las conferencias fueron impartidas por Mar Cabra (Consorcio Internacional de Periodistas de Investigación), Alberto Abella (Senior manager en Desidedatum), Hervé Falciani (GRC Advisor) y  Manuel Alcaraz Ramos (Conseller de transparencia, responsabilidad social, participación y cooperación). Los 4 ponentes hablaron sobre el significado de open data y sus ventajas y los 4 lo hicieron desde su punto de vista profesional, aportando de esta manera a mí entender más valor a las conferencias.

Open Data

El primero en intervenir en las ponencias fue el Conseller de transparencia que explicó cómo a través de la administración se está intentando ser más transparentes a través de la publicación de datos accesibles para todos los ciudadanos. Pero esto siempre dentro de lo que establece la ley. Por lo que en mi opinión habrá datos importantes que queramos saber que como la ley no obliga a publicar no tendremos conocimiento de ellos.

Mar Cabra habló sobre su experiencia en la investigación de los “Papeles de Panamá”. Contó cómo la gran cantidad de datos que les llegó a través de un disco duro encriptado fueron convertidos en información entre un grupo de profesionales de diferentes ámbitos. Y cómo después de haber transformado los datos en información la pusieron a disposición de los ciudadanos para que éstos pudieran disponer de tan importante información en el momento que lo desearan.

Alberto Abella explicó sino recuerdo mal, y sí estoy equivocado se me puede corregir, los datos que había extraído de diferentes portales “open data” ya que su tesis va sobre este tema. De las conclusiones de su intervención quedó claro que muchas veces las administraciones o empresas no tienen claro el concepto de open data. Y esto hace que los portales creados para proporcionar datos abiertos y que haya transparencia sobre las acciones realizadas por las entidades no sean muy apropiados.

En último lugar también intervino Hervé Falciani. Falciani habló de open data desde el punto de vista informático y cómo a través de diferentes fórmulas matemáticas se puede extraer información de datos generados en el pasado. Por ejemplo Falciani fue la persona que proporcionó los datos sobre el fraude fiscal en el HSBC.

La conclusión a la tarde de ponencias sobre Open data y transparencia se podría resumir en las ventajas que enumeró Alberto Abella sobre el Open Data respondiendo a esta pregunta. ¿Qué aporta el Open Data?

  • Mayor innovación
  • Menos corrupción
  • Mayor eficiencia
  • Creación de empleo

Y ahora lanzo yo mis preguntas para reflexionar un poco. ¿Saben los políticos las ventajas que aporta el Open Data? ¿Transparencia significa mostrar sólo los sueldos y los contratos? ¿Por qué durante las dos campañas electorales que hemos soportado no hemos oído hablar nunca de propuestas sobre este tema?

Espero que este post os haya ayudado a conocer que beneficios se pueden conseguir con Open Data y transparencia.

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