Skip to content

La digitalización en las empresas

febrero 5, 2017

Las empresas generan una gran cantidad de documentación en el desarrollo de su actividad. Esta documentación generalmente se produce en papel aunque en la actualidad y debido a los avances tecnológicos muchas empresas ya trabajan también con documentos producidos digitalmente, pero en lo que atañe a este post me voy a ocupar solamente de la documentación que es digitalizada. La gran cantidad de documentación generada en papel por las empresas unido a la documentación que ya tenían hace que se cree un colapso importante que tiene como consecuencia la falta de espacio para archivar la documentación, el retraso en la recuperación de información si no está bien ordenada y el peligro de que se pierda documentación. Es por estos motivos que llegados a este punto muchas empresas se plantean digitalizar toda la documentación que tienen en papel o al menos parte de la documentación para así liberar espacio.

¿Qué es la digitalización?

La digitalización es el proceso mediante el cuál se convierte un documento en papel a documento electrónico. Hay que indicar que no solamente se pueden digitalizar los documentos en papel sino que documentos creados en diferentes formatos como fotografías, música, mapas, vídeos, etc. también pueden ser digitalizados.

El proceso de digitalización de documentos consta de tres fases:

  • Captura con un dispositivo electrónico del documento. (Escáner)
  • Indexación del documento.
  • Almacenamiento del documento con una información asociada para facilitar su recuperación.

Ventajas de la digitalización

Las ventajas de digitalizar la documentación almacenada por la empresa son muchas y permitirán a la empresa reducir sus costes.

  • Fácil distribución de los documentos generados en el desarrollo de la actividad empresarial.
  • Ahorro de espacio en la oficina.
  • Rápida recuperación de los documentos que se buscan.
  • Ahorro de tiempo en los procesos de trabajo.
  • Evita extravíos de documentación.
  • Acceso a la documentación desde cualquier lugar y dispositivo.
  • Mayor seguridad.
  • Evita deterioro de la documentación.

Pero no todo son ventajas, aunque hay más ventajas que desventajas que hacen de la digitalización un proceso fundamental para conseguir una oficina sin papeles y que los trabajadores tengan más opciones de trabajar desde casa. Las desventajas son:

  • Para acceder a la documentación se deben tener los dispositivos adecuados y preparados.
  • Pueden existir muchas versiones de un mismo documento. (Esta desventaja es más bien de los documentos creados digitalmente pero la incluyo aquí porque también se puede dar el caso).

¿Es suficiente con digitalizar?

Convertir los documentos de la empresa guardados en papel a formato digital no es suficiente. Para llevar a cabo un proceso de digitalización en una empresa se debe trazar un plan. Hay que tener claro que se quiere y como. La digitalización de los documentos por sí sola no te asegura una buena gestión.

En primer lugar y antes de empezar las empresas se deben preguntar que quieren digitalizar y para qué. Una vez resuelta esta pregunta deben valorar si contratan una empresa externa o si se tienen los recursos técnicos y humanos suficientes para llevar a buen término el proceso. Sí deciden contratar una empresa externa han de tener mucho cuidado porque hay empresas que se dedican a la digitalización masiva que no tienen en cuenta la descripción de los documentos y solamente utilizan un campo de descripción. Y esto es muy importante porque además de ahorrar espacio lo que se pretende es agilizar la recuperación de la documentación.

En el proyecto de digitalización de la documentación también se debe definir el calendario de conservación de los documentos. Hay que tener en cuenta que aunque los documentos estén en formato electrónico se debe seguir el mismo proceso de archivo que cuando estaban en formato impreso. En el calendario de conservación se debe definir el tiempo de almacenamiento de cada documento y cuando debe ser eliminado del sistema o conservado por su valor. Eliminando los documentos que ya no tengan valor se conseguirá también optimizar el sistema.

Y para finalizar en el plan también se deben definir los permisos de acceso a la documentación. Definiendo los permisos de acceso se consigue mayor seguridad y que solamente accedan los trabajadores que trabajan con estos documentos. En los permisos también se definirá si pueden crear, modificar o eliminar los documentos a los que tengan acceso.

En el proyecto se incluirán más detalles y aspectos a tener en cuenta, aquí sólo he citado los que yo he creído más importantes, ya que por ejemplo también se debe tener en cuenta que la tecnología avanza muy rápidamente y que en un futuro probablemente aparezcan nuevos formatos y haya que migrar la documentación o convertirla a estos formatos.

En conclusión el proceso de digitalización aporta grandes ventajas a las empresas pero hay que tener mucho cuidado porque si se hace mal el trabajo será un verdadero quebradero de cabeza. Hay que tener claro lo que se quiere y para que se quiere, del mismo modo que hay que tener muy claro que el hecho de que la documentación esté en formato electrónico no quiere decir que no deba seguir los mismos procesos que la documentación en formato impreso dentro del sistema de gestión documental. Porque al final lo que importa en los dos casos es la información contenida en el documento y no el formato.

Bibliografía

http://www.tbs-telecon.es/que-es-digitalizar-un-documento-proceso-digitalizacion-documentos

https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/digitalizacion-de-documentos#

Casas Domínguez, Isabel. Gestión documental para abogados. Editorial Tirant lo Blanch, Valencia, 2014.

http://www.aefp.org.es/NS/Documentos/Guias-Manuales/JCYLRecomendaciones_Digitalizacion_Archivos2011.pdf

Anuncios
No comments yet

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

A %d blogueros les gusta esto: