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Creación y organización del Archivo Municipal de Macará (Macará capítulo IV)

septiembre 20, 2013

Hola a todas/os de nuevo. Con el siguiente post cerraré el relato de mi experiencia laboral en Macará. Como ya comenté en las anteriores entradas el trabajo prioritario encomendado era la creación y organización del Archivo Municipal de la localidad.

Antes de ir a Ecuador Julián y yo estuvimos conectados mediante mail y los dos íbamos con una idea del trabajo a realizar pero esta idea no la pudimos plasmar después porque aún no tenían un espacio habilitado para el archivo. Así que partiendo de esta base una vez en Macará cambiamos un poco los planes y nos dedicamos sobretodo a hacer un diagnóstico y a elaborar las herramientas básicas para la puesta en funcionamiento del archivo. El trabajo realizado en esta área lo podemos dividir en tres: entrevistas con los departamentales para identificar el tipo de documentación con el que se trabajaba, elaboración de las principales herramientas de trabajo y capacitación del futuro encargado del archivo.

La primera parte del trabajo consisitó en una reunión con todos los jefes de departamento para explicarles el trabajo que se iba a hacer y pasarles un cuestionario dónde se les preguntaba por el tipo de documentación que generaban y en qué formato lo generaban. Una vez hecha esta reunión recorrimos todos los departamentos, uno por uno, para ver en que estado estaba la documentación y que nos dieran información más detallada que la del cuestionario. Esta parte del trabajo duró diez días. En las siguientes imágenes podréis ver el estado de la documentación y como estaba colocada en algunos departamentos.

Documentación

Documentación

Documentación en sacos

Documentación en sacos

Documentación (1)

Documentación (1)

Una vez hechas las entrevistas y la reunión pertinente pasamos a trabajar en la elaboración de las principales herramientas de trabajo que le servirán a Juan Pablo para empezar una vez tenga el espacio habilitado. Las herramientas que se crearon fueron el cuadro de clasificación, la hoja de transferencia, la hoja de solicitud de préstamo, la hoja de solicitud de consulta, un calendario de conservación, un manual de procedimiento y la base de datos para gestionar los fondos y los préstamos realizados.

El cuadro de clasificación que se creó es orgánico-funcional para que se modifique lo menos posible a lo largo del tiempo. El manual de procedimiento que se elaboró es principalmente para las oficinas para que sigan unas pautas a la hora de guardar la documentación y la transfieran en el momento adecuado y bien para así facilitar el trabajo del archivero. Finalmente se elaboró la base de datos para la gestión de los fondos. La base de datos se creó en ACCESS.

La tercera parte del trabajo fue la capacitación de Juan Pablo que se desarrolló durante todo el mes que estuvimos allí. Juan Pablo nos acompañó a todo, incluso a reuniones, y tomó buena nota de ello. Como es normal en un mes no se puede enseñar lo que uno ha aprendido en 5 años pero se la ha enseñado lo más básico y necesario para poder empezar con el trabajo. Juan Pablo mostró mucho interés durante todo el mes y a día de hoy aún estamos en contacto con él para resolverle dudas que como es normal le están saliendo porque está al principio de un enorme trabajo que le va a llevar mucho tiempo. Para finalizar la formación de Juan Pablo le hicimos exponer delante de todos los jefes de departamento el trabajo que habíamos realizado y lo superó bastante bien demostrando que había adquirido habilidades suficientes para empezar con el trabajo del archivo.

Última reunión

Última reunión

 

Finalmente y para concluir con mi experiencia de Macará os dejo varios enlaces de las entrevistas que se nos hicieron y de la página de GIA del COBDCV dónde podréis encontrar más fotografías y el artículo que saldrá publicado en la revista SÍMILE a principios de octubre.

https://www.youtube.com/watch?v=Ot8L8gBGPnM

http://www.youtube.com/watch?v=41IB2Ds-SvY&list=UUNXHRjVYXNeLQjc70iEpQMA

http://www.youtube.com/watch?v=–i6YhXafOk

https://www.youtube.com/watch?v=th-s67H6CP8&feature=player_embedded”%20\l%20″at=33

https://www.youtube.com/watch?v=iXL7Rg__nE0

http://www.cronica.com.ec/index.php/loja/item/67716-municipio-de-macar%C3%A1-y-de-legan%C3%A9s-espa%C3%B1a-trabajan-juntos

http://www.elmercurio.com.ec/389487-macara-y-leganes-juntos-en-cooperacion-internacional.html

http://cariamangatv.blogspot.com.es/2013/07/representantes-del-ayuntamiento-de_21.html#!/2013/07/representantes-del-ayuntamiento-de_21.html

http://cobdcv.es/portal/index.php?option=com_content&task=view&id=227

 

Francisco González Llopis

 

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